Бюджет - это Вам не финансовый план.
Ни в коем случи. У него другие функции.
В чем смысл такого финансового инструмента как бюджет?
И как компании использовать его корректно и с пользой для себя?
Бюджеты создаются только в денежном эквиваленте
Для того чтобы поминать как распределять денежные ресурсы компании в каждом данном периоде, необходимо иметь продуманный процесс бюджетирования — детализированный план поступлений и трат бизнеса за период (квартал, год).
Только он (а не фин план) позволить честно и в моменте отвечать на вполне себе логичные и жизненные вопросы бизнеса: Сколько денег нужно? Когда и какие капитальные инвестиции или другие крупные приобретения мы себе можем позволить? И что по кассовым разрывам?
Именно для этих ответов и необходимо иметь детализированный план поступлений и трат (бюджет), по направлениям бизнеса, по департаментам, проектам на установленный отчетный период.
Зоны финансовой ответственности. Центры затрат. Центры доходов.
- Основополагающее правило, которое я вынес из своей финансовой практики и 10-ков случаев внедрения бюджетирования — бюджеты не будут работать, до тех пор, пока люди в них не вовлечены. При том важно понимать что, с процесса сбора данных и до их так скажем освоения. То есть как бы сделать их по-настоящему частью процесса бюджетирования (конечно в зависимости от ролей и позиций т.д.). Вместо того, чтобы просто спускать цифры директивно, сверху вниз «держите, мы вот посчитали»
И лучший способ это реализовать — делегировать это им, разумеется в рамках бюджетной политики вашей компании: обсуждать цифры с ними, определять необходимость больший покупок и только после этого, утверждать и конечно же следовать им.
Следовательно бюджеты и должны разделяться на зоны ответственности, по подразделениям бизнеса, департаментам:
- Производственный департамент ответственен за бюджет про-ва;
- Сейлз как ни странно планирует стоимость продаж ну и еще + выручку, конечно же ;
- Маркетинг — стоимость рекламных кампаний и привлечения новых лидов
В таком случаи ваше бюджетирование будет работать должным образом.
Финансовый контроль
Бюджетирование — прекрасный инструмент предотвращения и мониторинга сверх трат
Еще одна полезная фича состоит в том, что можно видеть результаты их финансового перформенса в разрезе отделов и подразделений. Это живой инструмент позволяющий внести правки в моменте.
Так что выводы просты. Хотите чтобы Ваши бюджеты реально работали:
- Сделайте бюджетирование живым процессов, вместо спуска цифр сверху вниз;
- Обсуждайте с руководителями подразделений эффективность из бюджетов и как в контексте департаментов, так и в разрезе всей компании.
Несколько интересный метрик для бюджетов
- Разница План/Факт
- Контроль за расходами (точнее перерасходами);
- Точность планирования бюджетов;
- ROI